Dezentrale Verteilung der Dokumente

Beim Multi-Account-System können interessierte Unternehmen durch die Anlage unterschiedlicher Interessenprofile (Region, Auftraggeber und Thema) unterschiedliche Verteilergruppen (Sub-Accounts) einrichten. Innerhalb jedes Sub-Accounts können bis zu 10 Mailempfänger eingetragen werden.

Der zentrale Ansprechpartner (Master-Account) erhält tagesaktuell eine Gesamtinformation als Liste (Multi-Account-Übersicht), d.h. auch für ihn ist auf einer Verteilerliste ersichtlich, wer im Unternehmen welche Ausschreibungen erhalten hat (dabei muss er nicht unbedingt selbst Empfänger von Ausschreibungen sein). Auf Wunsch kann aber auch eine Master-Mail eingerichtet werden, die alle Ausschreibungen in der Detailversion enthält, wie sie die einzelnen Sub-Accounts erhalten.

Bei proportionalem Preismodell werden alle Zusendungen der Sub-Accounts zur Vermeidung von Doppel- oder Mehrfachberechnung untereinander abgeglichen. Die Zusendungen werden über den Master-Account als Rechnungsempfänger quartalsweise berechnet (für eine interne Kostenstellenrechnung kann eine prozentuale Leistungszuordnung erstellt werden). Periodisch lassen sich auch individuelle Statistiken über die Zusendungen und deren Inhalte für die zentrale Verwaltung erstellen. Auftrag-Select bietet auch Unterstützung beim zentralen Monitoring der Ausschreibungen an.

Master-Account

Der Master-Account ist eine fiktiver Account ohne eigenes Rechercheprofil mit zentraler administrativer Verantwortung.

Die dort eingetragene Person (Master) ist Empfänger der Multi-Account-Übersicht. Diese Tagesprotokolle aller Zusendungen können als EXCEL-Liste oder als Eingang in ein hausinternes Monitoring-System bereitgestellt werden (Auftrag-Select ist bei der Schnittstellen-Entwicklung für die Weiterverarbeitung gern behilflich).

Der Master sieht in seinem Protokollbereich alle Empfänger einer jeweiligen Ausschreibung. Er ist verantwortlich für die Stammdaten der Rechnungsstellung. In seinem Gesamtprotokoll werden alle Zusendungen an die Sub-Accounts für die Rechnungsstellung auf Dubletten abgeglichen.

Sub-Account

Es können bis zu 99 Sub-Accounts eingerichtet werden. Bei der Einrichtung werden von Auftrag-Select auf Weisung des Zentral-Verantwortlichen (Master) die Zugangsdaten für jeweils einen autorisierten Mitarbeiter (z.B. Niederlassungsleiter) hinterlegt.

Der Inhaber der Zugangsdaten für den Sub-Account legt dann für den Sub-Account ein eigenes Suchprofil (Region, Auftraggeber, Themeninhalt) an. Durch Eintrag weiterer Mailempfänger kann er bewirken, dass "seine Ausschreibungen" noch an bis zu 10 weitere Personen in seiner Vertriebsgruppe gesandt werden. Im Protokollbereich kann er alle Empfänger (auch anderer Sub-Accounts) einer jeweiligen Ausschreibung im Unternehmen ermitteln. Diese Funktion ist besonders für unternehmensinterne Abstimmungen sinnvoll.

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